Wer was sieht, was bei Ausfall passiert, wie Sie Ihre Daten zurückbekommen
WMS-Gastro läuft auf Servern, die WKS-Solutions selbst verwaltet. Diese Seite beantwortet vier Fragen in der Reihenfolge, in der Betriebe sie stellen: Wer in Ihrem Team sieht welche Zahlen? Was passiert, wenn mitten im Service etwas ausfällt? Wie bekommen Sie Ihre Daten wieder heraus? Und was sagen wir Ihnen nicht zu? Die technischen Einzelheiten stehen am Ende zum Aufklappen – sie sind nicht das, worüber Sie entscheiden müssen.
Einen Gesamtüberblick über das System finden Sie auf der Produktseite von WMS-Gastro.
Wer in Ihrem Team welche Zahlen sieht
WMS-Gastro kennt sechs feste Rollen im Betrieb: Inhaber, Verwaltung, Service, Küche, Bar und Empfang. Jede Rolle hat einen festen, serverseitig geprüften Rechteumfang. Eine siebte Rolle ist für Lieferanten vorgesehen; sie gehört zu keinem Betrieb und erreicht keinen Betriebsendpunkt.
Der Punkt, nach dem am häufigsten gefragt wird: Umsatzauswertungen sind Inhabern und der Verwaltung vorbehalten. Service, Küche und Bar bekommen sie nicht zu sehen. Küchen- und Barpersonal arbeitet mit der Produktionsansicht – Bestellungen, Stationen, Positionsstatus – ohne Zugriff auf Auswertungen.
Dazu kommen sechs Module, die sich je Betrieb abschalten lassen. Was Sie nicht brauchen, erscheint bei Ihrem Team gar nicht. Fünf der sechs setzt der Server vollständig durch; beim Modul Küche und Bar wirkt die Abschaltung auf die Stations- und Anzeigeeinstellungen, nicht auf den Bestellweg, den Service und Kasse mitbenutzen. Wer Küche und Bar abschaltet, nimmt dem Team also die Anzeige, nicht den Zugriff auf die Bestelldaten.
Die Oberfläche blendet aus, was eine Rolle nicht darf, und der Server prüft es zusätzlich.
Wenn im Service etwas ausfällt
Drei Fälle, die man auseinanderhalten muss.
Ihr Internet ist weg. Dann steht WMS-Gastro. Einen Offline-Betrieb gibt es nicht, im Browser nicht und in der Mitarbeiter-App nicht. Wer ohne verlässliche Verbindung arbeitet, etwa im mobilen Catering, ist mit WMS-Gastro nicht gut beraten. Klären Sie vor dem Start, was Ihr Haus bei einem Netzausfall tut; ein zweiter Zugang über Mobilfunk ist der übliche Weg. Wir richten ihn nicht ein und sagen für ihn nichts zu.
Die Live-Aktualisierung ist weg. Das ist der mildere Fall. Bestellungen nimmt das System weiter an; Küchen- und Gastansichten aktualisieren sich dann nicht mehr von selbst, bis die Komponente wieder läuft. Der Bestellbetrieb läuft weiter.
Sie brauchen uns. Ansprechpartner ist WKS-Solutions in Pfullingen, direkt per Telefon oder E-Mail, ohne Callcenter. Feste Reaktionszeiten, Supportzeiten oder Verfügbarkeitszusagen nennen wir hier nicht. Wenn Ihr Betrieb solche Zusagen braucht, gehören sie in Ihren Vertrag – sprechen Sie sie im Beratungsgespräch an.
Die ausführliche Antwort zum Netzausfall steht in den häufigen Fragen: Was passiert bei Internetproblemen?
Ihre Daten: Export jederzeit selbst, Löschung auf Ihren Antrag
Das eine können Sie ohne uns tun, das andere beantragen Sie bei uns:
Herausholen. Als Inhaber laden Sie die Daten Ihres Betriebs jederzeit selbst als strukturiertes Datenpaket herunter – kein Support-Vorgang, keine Freigabe von uns. Hinterlegte Zugangsdaten sind darin unkenntlich gemacht. Nicht enthalten sind hochgeladene Dateien, die Personalunterlagen (Arbeitsverträge und Vertragsvorlagen) sowie Pausen- und Korrekturbuchungen der Arbeitszeit; diese Unterlagen fordern Sie bei uns an.
Löschen. Die Löschung Ihres Betriebs beantragen Sie selbst, zur Bestätigung tippen Sie den Namen des Betriebs ein. Mit dem Antrag sind alle Zugänge Ihres Betriebs sofort gesperrt – auch Ihr eigener und damit auch der Export. Exportieren Sie also vorher. Nach einer Frist von 30 Tagen führen wir die Löschung in einem kontrollierten Lauf aus: Reservierungen, Gästefeedback und hochgeladene Bilder werden gelöscht, auf Bestellungen werden Gastname und Sitzungskennung entfernt. Umsatzbelege, Steuersätze, Arbeitsverträge und Arbeitszeitnachweise bleiben, solange die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen laufen. Innerhalb der 30 Tage kann die Löschung noch gestoppt werden – auslösen kann das nur WKS-Solutions, nicht Ihr dann gesperrter Zugang. Besteht eine Aufbewahrungsanordnung, bleibt die Löschung gesperrt, bis WKS-Solutions sie aufhebt. Die Sicherungsstände der Plattform berührt der Lauf nicht; dort sind Ihre Daten enthalten, bis der jeweilige Stand durch neuere ersetzt wird.
Vor jeder Aktualisierung der Plattform erzeugt das System einen vollständigen Datenbank-Sicherungsstand und prüft ihn auf Plausibilität. Schlägt die Sicherung fehl, bricht die Aktualisierung ab, statt fortzufahren. Feste Sicherungsintervalle und Wiederherstellungszeiten sagen wir nicht zu.
Was im Vertrag steht und nicht auf dieser Seite
Diese Seite beschreibt, wie das System gebaut ist. Sie ist keine Zusage. Verbindlich ist, was in Ihrem Vertrag steht, und dorthin gehören die Punkte, die von Ihrem Betrieb abhängen: was im Störungsfall gilt, wie lange Sicherungsstände vorgehalten werden, wer bei Ihnen Inhaber-Rechte bekommt und welche Module Sie überhaupt freischalten.
Fragen Sie im Beratungsgespräch nach genau diesen vier Punkten. Wir gehen sie mit Ihnen durch und halten das Ergebnis schriftlich fest. Wie die Einführung abläuft und wer dabei was macht, steht auf der Seite zur Einführung.
Was wir ausdrücklich nicht behaupten
Vieles auf Sicherheitsseiten klingt gut und bedeutet wenig. Deshalb hier die Gegenliste – alles, was wir nicht sagen, weil wir es nicht belegen könnten:
- Keine Zertifizierungen. WMS-Gastro ist nicht nach ISO 27001 oder vergleichbaren Normen zertifiziert, und es gibt kein externes Sicherheitsaudit mit Siegel.
- Keine Konformitätszusage. Ob Anforderungen aus Kassenrecht oder Datenschutz für Ihren Betrieb erfüllt sind, entscheidet Ihre konkrete Situation – dazu geben wir keine pauschale Zusage ab. Zur Kassenführung finden Sie den ausführlichen Klartext auf der Produktseite.
- Keine Verfügbarkeits- oder Reaktionszusagen. Wir nennen keine Verfügbarkeitsquote, keine Supportzeiten und keine Reaktionsfristen, solange sie nicht vertraglich mit Ihnen vereinbart sind.
- Kein Offline-Betrieb. Ohne Internetverbindung steht das System – das gilt für den Browser genauso wie für die Mitarbeiter-App.
- Keine Referenzen als Beleg. Wir zeigen keine Kundenlogos, keine Nutzerzahlen und keine Bewertungen. Was Sie stattdessen prüfen können: echte Screenshots aus dem laufenden System, offen benannte Grenzen und namentliche Ansprechpartner.
- Keine Zusage auf dieser Seite. Nichts von hier ist eine vertragliche Verpflichtung. Was wir Ihnen zusagen, steht in Ihrem Vertrag, und das ist der einzige Ort, an dem Sie sich darauf berufen können.
Technische Einzelheiten
Für Leser, die es genau wissen wollen. Für die Kaufentscheidung ist das nicht nötig.
Einzelheiten anzeigen
Verbindung
Der Zugriff auf WMS-Gastro erfolgt über HTTPS. Unverschlüsselte HTTP-Anfragen werden dauerhaft auf die verschlüsselte Verbindung umgeleitet – das gilt für die Personaloberfläche ebenso wie für die QR-Bestellung der Gäste und die öffentlichen Reservierungsseiten.
Anmeldung und Passwörter
Personalkonten melden sich mit Passwort an; die Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, und das Sitzungsmerkmal ist für Skripte im Browser nicht auslesbar.
Für Personalkonten steht optional eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) zur Verfügung: Zusätzlich zum Passwort wird bei der Anmeldung ein zeitbasierter Einmalcode aus einer Authenticator-App abgefragt. Sie entscheiden je Konto, ob der zweite Faktor aktiviert wird.
Datentrennung je Betrieb
WMS-Gastro ist mandantenfähig aufgebaut: Mehrere Betriebe nutzen dieselbe Plattform, und jeder Datensatz eines Betriebs ist genau einem Betrieb zugeordnet. Die meisten Tabellen führen dessen Kennung als eigene Spalte, die übrigen über den Datensatz, an dem sie hängen. Eine Bestellposition etwa hängt an ihrer Bestellung: Der Server sucht zuerst die Bestellung, eingeschränkt auf den Betrieb des angemeldeten Kontos, und erreicht die Position nur über sie.
Auch die Echtzeit-Kanäle sind getrennt – einer je Betrieb für Ihr Team, einer je Tisch für den Gast. Dass die Trennung hält, prüfen eigene Tests in unserer Entwicklungspipeline.
QR-Bestellung mit Tisch-PIN
Gäste bestellen am Tisch per QR-Code, ohne ein Konto anzulegen. Die Bestellung an einem aktiven Tisch ist durch eine tischbezogene PIN geschützt, die das Personal bei Bedarf erneuern kann. Wiederholte Fehleingaben führen zu einer vorübergehenden Sperre; einfaches Durchprobieren von PINs wird dadurch deutlich erschwert.
Schutz der Schnittstellen
Öffentliche und kritische Schnittstellen sind mit Anfragelimits (Rate-Limiting) versehen – unter anderem Anmeldung, Gastmenü sowie zahlungs- und katalogbezogene Endpunkte, dort auch nutzerbezogen. Automatisierte Massenzugriffe werden so gebremst.
Datei-Uploads, etwa Produktbilder oder PDF-Vorlagen, werden validiert: Zugelassen sind nur definierte Dateitypen mit Größenlimits, Bilder werden serverseitig neu kodiert, PDF-Dateien anhand ihres Dateiinhalts geprüft und nur an angemeldete Benutzer ausgeliefert.
Online-Zahlungen
Bezahlt ein Gast eine Bestellung online, wird der Betrag serverseitig aus den Bestellpositionen berechnet – er wird nicht vom Endgerät des Gastes übernommen. Bei der Bestätigung prüft das System den Zahlungsstatus, die Zuordnung zur Bestellung und die Übereinstimmung des Betrags gegen den Zahlungsanbieter. Hinterlegte Zahlungs-Zugangsdaten des Betriebs werden in Systemantworten maskiert.
Aktualisierungen
Aktualisierungen der Plattform spielt WKS-Solutions ein; in Ihrem Betrieb ist dafür nichts zu installieren. Was dabei gesichert wird, steht oben unter Export und Löschung.
Was wir bewusst nicht zusagen: feste Sicherungsintervalle, Wiederherstellungszeiten oder Verfügbarkeitsgarantien. Was im Störungsfall für Ihren Betrieb gilt, halten wir individuell mit Ihnen fest.
Sicherheitslücken melden
Für Sicherheitsmeldungen gibt es einen öffentlichen, standardisierten Weg: eine nach RFC 9116 hinterlegte security.txt unter /.well-known/security.txt mit Kontaktadresse und PGP-Schlüssel für verschlüsselte Meldungen. Die Datei ist digital signiert; eine automatische Prüfung schlägt an, bevor Signatur oder Gültigkeit ablaufen.
Wir behandeln eingehende Meldungen vertraulich und melden uns beim Absender zurück. Feste Reaktionszeiten sagen wir nicht zu.
Mitarbeiter-App
Die Mitarbeiter-App für Android ist in Entwicklung und folgt denselben Regeln: ausschließlich verschlüsselte Verbindungen in jedem ausgelieferten Build, getrennte Builds je Umgebung mit fest hinterlegter Produktionsadresse, Zugangsdaten nur im gesicherten Schlüsselspeicher des Geräts. Eine Vorschau-Umgebung gibt es noch nicht; ein Vorschau-Build bekommt seine Adresse beim Bauen mitgegeben und startet ohne sie nicht. Alles dazu steht auf der Seite zur Mitarbeiter-App.
Diese Website
Wie diese Website selbst betrieben wird – Serverstandort, Logfiles, Kontaktformular, keine fremden Dienste –, steht in der Datenschutzerklärung unter „Hosting und Server-Logfiles“. Der Server ist ein eigener, von WKS-Solutions verwalteter Server der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland. Dass keine fremden Dienste eingebunden sind, erzwingt die Content-Security-Policy technisch; eine automatische Prüfung blockiert die Veröffentlichung, sobald ein unerwarteter externer Host im Ergebnis auftaucht.
Fragen zu den Anforderungen Ihres Betriebs
Welche Anforderungen an Anmeldung, Rollen, Datenhaltung oder Zahlungswege in Ihrem Haus gelten, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Fragen zu den Anforderungen Ihres Betriebs klären wir im Beratungsgespräch – Telefonnummer und E-Mail-Adresse finden Sie auf der Kontaktseite. Antworten auf häufige Fragen vor dem Gespräch liefern die FAQ zu WMS-Gastro.
Bevor Sie unterschreiben
Nehmen Sie diese Seite als Fragenliste mit ins Gespräch: Rollen und Rechte, Störungsfall, Sicherungsstände, Herausgabe Ihrer Daten. Wir gehen die vier Punkte mit Ihnen durch und halten das Ergebnis schriftlich fest.