Funktionen des Kassensystems: vom Bonieren bis zur Auswertung
Bestellung, Küche und Bar, Tische, Reservierung, Kassieren, Personal, Lager und Auswertung arbeiten in einem System auf einer gemeinsamen Datenbasis, bedient im Browser auf den Geräten, die Sie schon haben. Diese Seite nennt zu jedem Bereich den Stand – und beginnt mit den Grenzen.
Zu jedem Bereich steht der Stand je Zugang. „Browser: Verfügbar“ heißt: heute im Betrieb nutzbar – das gilt für jeden Bereich dieser Seite außer den Abholbestellungen, die bewusst eingeschränkt sind. „In Entwicklung“ und „Geplant“ betreffen immer nur die Mitarbeiter-App (in Entwicklung), nie den Browser.
Was WMS-Gastro nicht leistet
Fünf Punkte, die ein Kassenvergleich zuerst klären sollte. Sie stehen hier oben, damit Sie sie nicht erst im Angebot lesen.
- Keine Fiskalfunktionen, keine TSE. WMS-Gastro enthält keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), keinen DSFinV-K-Export, keinen Kassenabschluss und kein Kassenbuch. Welche Anforderungen an die Kassenführung für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung; WMS-Gastro trifft dazu keine Zusagen.
- Keine Kassenhardware. Bondrucker, Kassenschubladen und Kartenterminals werden nicht angebunden. Die Zahlart wird erfasst, Belege druckt der Browser.
- Kein Rechnungssplitting. Getrennte Rechnungen bietet WMS-Gastro nicht; eine Bestellung wird als Ganzes kassiert.
- Kein Betrieb ohne Internet. Fällt die Verbindung im Haus aus, lässt sich nicht weiterarbeiten. Für Catering oder Marktstände ohne verlässliches Netz ist WMS-Gastro die falsche Wahl.
- Ein Betrieb, kein Filialverbund. Mehrere Standorte verwaltet WMS-Gastro nicht; jeder Betrieb arbeitet in seiner eigenen Umgebung.
Bestellverwaltung für den Service
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:In Entwicklung
Aufgenommen wird am Tisch, nicht auf dem Block: Ihr Team boniert im Browser, etwa am Tablet. Die Küche sieht die Position ohne Neuladen. Jede Bestellung durchläuft einen klaren Lebenszyklus von der Aufnahme bis zur Bezahlung, jede Position führt ihren eigenen Status. Mengen lassen sich ändern, Positionen nachbestellen, und Statuswechsel sind auch rückwärts möglich, wenn im Stoßbetrieb etwas falsch gemeldet wurde. Stornierungen sind nur mit Begründung möglich.
Für einfache Fälle genügt der Schnellabschluss in einem Schritt. Der Stand jeder Bestellung ist für Service und Küche jederzeit sichtbar – weniger Rückfragen, weniger Zettelwirtschaft.
Für den Servicebetrieb unterwegs entsteht dieselbe Bestellaufnahme gerade in der Mitarbeiter-App – im Entwicklungsstand ist sie dort bereits umgesetzt.
Produktüberblick: WMS-Gastro als Gesamtsystem
QR-Selbstbestellung am Tisch
Browser:VerfügbarGäste:Verfügbar
Ein Tisch, der selbst bestellt, bindet keinen Kellner. Gäste scannen den QR-Code am Tisch, geben die Tisch-PIN ein und bestellen vom eigenen Smartphone – ohne App und ohne Konto. Die digitale Speisekarte zeigt Kategorien, Produktbilder und konfigurierbare Produktfragen, etwa zu Beilagen oder Garstufe; den Status ihrer Bestellung verfolgen Gäste live.
Solange die Zubereitung nicht begonnen hat, passen Gäste eigene Positionen an, entfernen sie oder stornieren die Bestellung. Kellnerruf und Zahlungswunsch erreichen das Personal als Live-Benachrichtigung. Das entlastet Ihren Service in Stoßzeiten.
So ist die QR-Bestellung technisch abgesichert
Küchen- und Bar-Display
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:In Entwicklung
Die Reihenfolge entscheidet die Wartezeit, nicht der Zuruf. In der Küche läuft ein eigenes Display mit den offenen Positionen; die Bar erhält dieselbe Ansicht, gefiltert auf Getränke, mit eigenen Rollen für Küchen- und Barpersonal. Abgearbeitet wird per Statuswechsel direkt am Display.
- Offene Positionen als Karten, eingefärbt nach Wartezeit – Schwellwerte legen Sie fest.
- Stationen bestimmen je Produkt oder Kategorie: Küche oder Bar.
- Neue Bestellungen kommen ohne Neuladen an, mit Ton und Hinweis.
Tischplan und Tischverwaltung
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:In Entwicklung
Ihren Gastraum bilden Sie als visuellen Raumplan ab: Tische per Drag-and-drop platzieren, Etagen mit Innen- und Außenbereich anlegen, Kellner je Tisch oder Etage zuweisen. Jeder Tisch zeigt live Belegung und Zahlungsstand, ohne Neuladen.
Tische lassen sich zu Gruppen zusammenlegen und wieder trennen, etwa für größere Gesellschaften. Beim Aktivieren erzeugt das System die PIN für die QR-Selbstbestellung; sie lässt sich erneuern, ohne den Tisch zu schließen. Wer den Gastraum betreut, sieht, wo kassiert werden muss.
In der Mitarbeiter-App (in Entwicklung) entsteht das Tischboard mit Live-Status – der grafische Tischplan-Editor bleibt bewusst im Browser.
Bis hierher: Bestellung, Gastbestellung, Küche und Tischplan. Ob das zu Ihrem Haus passt, hängt am Betriebstyp – fünf sind durchgerechnet.
Reservierungen mit öffentlicher Buchungsseite
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:In EntwicklungGäste:Verfügbar
Ihr Betrieb erhält eine eigene öffentliche Buchungsseite: Gäste wählen Termin und Personenzahl im Kalender, das System prüft die Kapazität je Zeitfenster und lehnt Anfragen oberhalb der Grenze ab. Sitzdauer, Slot-Intervall, maximale Gästezahl pro Zeitfenster und eine Walk-in-Reserve konfigurieren Sie selbst.
Über einen persönlichen Link sehen, ändern oder stornieren Gäste ihre Reservierung und melden Verspätungen – ohne Konto. Bestätigungen und Erinnerungen versendet das System automatisch per E-Mail. Ihr Team sieht neue und geänderte Reservierungen live in der Verwaltung – weniger Telefonate und automatischer Schutz vor Überbuchungen.
Zahlungserfassung und Online-Zahlung
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:In EntwicklungGäste:Verfügbar
Kassiert wird bar oder mit Karte am Terminal, das Sie schon haben. Die Zahlart vermerkt WMS-Gastro in der Bestellung; eine technische Anbindung von EC- oder Kartenterminals besteht nicht, und Belege druckt der Browser.
Zusätzlich können Gäste am Tisch online per Stripe bezahlen; den Betrag berechnet das System serverseitig aus den Bestellpositionen. Trinkgeld erfassen Sie über Prozent-Vorschläge oder als Aufrundung, jeweils mit klarer Zuordnung zum Kellner.
Zwei Grenzen gehören hierher, beide aus dem Abschnitt oben: WMS-Gastro enthält keine Fiskalfunktionen, und getrennte Rechnungen bietet es nicht. Eine Bestellung wird als Ganzes kassiert.
Auswertungen und Export
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:Geplant
Umsatz, Trinkgeld und Bestellzahlen werten Sie über frei wählbare Zeiträume aus. So entscheiden Sie über Speisekarte, Einkauf und Personaleinsatz auf Basis Ihrer eigenen Zahlen.
- Aufgeschlüsselt nach Tag, Produkt, Kategorie, Tisch und Kellner.
- Kennzahlen aus dem Reservierungsgeschäft, darunter abgelehnte Überbuchungen.
- Export als CSV- oder Excel-Datei zur Weiterverarbeitung.
Weitere Funktionsbereiche
Zeiterfassung, Dienstplan, Rollen
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:In Entwicklung
Ihre Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten mit Beginn, Ende und Pausen – auf Wunsch gebunden an einen QR-Code im Betrieb und ergänzt um eine optionale GPS-Prüfung. Laufende Schichten sehen Sie live, Einträge lassen sich nachträglich korrigieren.
Im Dienstplan planen Sie die Schichten Ihres Teams, Arbeitsverträge verwalten Sie mit PDF-Vertragsvorlagen im System. Den Zugriff regeln sechs feste Rollen im Betrieb – vom Inhaber über Verwaltung, Service, Küche und Bar bis zum Empfang –, dazu kommt der Lieferantenzugang ohne eigenen Betrieb. Die mobile Zeiterfassung ist in der Mitarbeiter-App (in Entwicklung) umgesetzt und getestet, aber noch nicht veröffentlicht; Dienstplanung und Personalverwaltung bleiben im Browser.
Lager und Wareneinsatz
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:Geplant
Sie verwalten Lagerartikel und Lieferanten, erfassen Bestellungen an Lieferanten samt Wareneingang und hinterlegen Rezepturen zur Ermittlung des Wareneinsatzes je Gericht. Mindestbestandswarnungen melden, wenn Artikel zur Neige gehen. Das ergibt einen nachvollziehbaren Bestandsüberblick und eine kalkulierbare Kostenbasis für Ihre Speisekarte – ohne separates Werkzeug neben der Kasse.
Oberfläche in acht Sprachen
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:GeplantGäste:Verfügbar
Die Bedienoberfläche ist in acht Sprachen angelegt: Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Bulgarisch, Hindi und Chinesisch (vereinfacht). Menütexte und andere betriebsspezifische Inhalte pflegen Sie je Sprache selbst; Exporte aus der Auswertung tragen lokalisierte Spaltenüberschriften. Das zahlt sich aus, wenn Ihre Gäste aus dem Ausland kommen – bei deutschem Stammpublikum nicht.
Was sonst noch zur Plattform gehört
Ohne Zusatzmodul, im selben System, auf denselben Daten:
Datenexport und Löschantrag
Der Inhaber lädt die Daten seines Betriebs selbst herunter und beantragt die Löschung selbst; ausgeführt wird sie nach 30 Tagen, aufbewahrungspflichtige Unterlagen bleiben erhalten.
Browser:Verfügbar
Rollen, Rechte und Module
Sechs Module lassen sich pro Betrieb abschalten; fünf davon setzt der Server vollständig durch. Die Abschaltung von Küche und Bar wirkt auf die Stations- und Anzeigeeinstellungen, nicht auf den Bestellweg. Sechs Rollen im Betrieb haben je einen festen, serverseitig geprüften Rechteumfang; die siebte Rolle ist der Lieferantenzugang ohne Betrieb.
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:In Entwicklung
Betriebseinstellungen
Öffnungszeiten, Steuersätze, Zahlungsarten, E-Mail-Versand, Reservierungsregeln und Küchenstationen stellen Sie selbst ein.
Browser:Verfügbar
Gästefeedback
Rückmeldung im Browser nach dem Besuch, auf Wunsch mit Weiterleitung zur Bewertungsseite.
Browser:VerfügbarGäste:Verfügbar
Abholbestellungen
Öffentlicher Bestelllink ohne Tisch-PIN – ohne Abholzeit, ohne Vorbestellung, ohne Lieferdienst.
Browser:Teilweise verfügbarGäste:Teilweise verfügbar
Rechnungskunden
Firmenkunde einer Bestellung zuordnen; der Beleg trägt Firmenname und Steuernummer.
Browser:VerfügbarMitarbeiter-App:Geplant
Der nächste Schritt, je nachdem wo Sie stehen
- Sie wollen wissen, was es kostet. Wie das Angebot zustande kommt, steht unter Einführung und Kosten.
- Sie fragen sich, ob Ihre Geräte reichen. Welche Hardware Sie brauchen.
- Sie haben eine Funktionsfrage, die hier offen bleibt. Häufige Funktionsfragen mit Antwort.
- Sie wollen die Abläufe im Zusammenhang sehen. Ein Betriebsabend von der Bestellung bis zum Abschluss.
- Sie wollen es laufen sehen. Demo vereinbaren – wir zeigen es an Ihren Abläufen.
WMS-Gastro im eigenen Betrieb erleben
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo – wir zeigen Ihnen WMS-Gastro live und beantworten Ihre Fragen zu Einführung und Betrieb.