Funktionen von WMS-Gastro: vom Bonieren bis zur Auswertung

Bestellverwaltung für den Service

Ihr Team boniert Bestellungen im Browser – etwa am Tablet direkt am Tisch. Jede Bestellung durchläuft einen klaren Lebenszyklus von der Aufnahme bis zur Bezahlung, jede Position führt dabei ihren eigenen Status. Mengen lassen sich ändern, Positionen nachbestellen, und Statuswechsel sind auch rückwärts möglich, wenn im Stoßbetrieb etwas falsch gemeldet wurde. Stornierungen sind nur mit Begründung möglich. Beim Kassieren erfasst das Personal Trinkgeld gleich mit; für einfache Fälle gibt es einen Schnellabschluss in einem Schritt.

Der Nutzen: Der Stand jeder Bestellung ist für Service und Küche jederzeit sichtbar – weniger Rückfragen, weniger Zettelwirtschaft.

QR-Selbstbestellung am Tisch

Gäste scannen den QR-Code am Tisch, geben die Tisch-PIN ein und bestellen vom eigenen Smartphone – ohne App-Installation und ohne Konto. Die digitale Speisekarte zeigt Kategorien, Produktbilder und konfigurierbare Produktfragen (etwa zu Beilagen oder Garstufe); der Warenkorb sammelt die Auswahl, den Status ihrer Bestellung verfolgen Gäste live. Solange die Zubereitung nicht begonnen hat, können Gäste eigene Positionen anpassen, entfernen oder die Bestellung stornieren. Kellnerruf und Zahlungswunsch – bar oder Karte – erreichen das Personal als Live-Benachrichtigung am Bildschirm. Für Take-away bestellen Gäste über einen öffentlichen Bestelllink auch ohne Tisch-PIN.

Der Nutzen: Ihr Service wird in Stoßzeiten entlastet, und Gäste bestellen, sobald sie so weit sind.

Wie die QR-Bestellung technisch abgesichert ist, beschreibt die Seite Sicherheit bei WMS-Gastro.

Küchen- und Bar-Display

In der Küche läuft ein eigenes Display: Offene Positionen erscheinen als Karten und werden nach Wartezeit eingefärbt – die Schwellwerte legen Sie selbst fest. Abgearbeitet wird per Statuswechsel direkt am Display. Die Bar erhält dieselbe Ansicht, gefiltert auf Getränke, mit eigenen Rollen für Küchen- und Barpersonal. Über konfigurierbare Stationen bestimmen Sie je Produkt oder Kategorie, ob eine Position in der Küche oder an der Bar erscheint. Neue Bestellungen kommen ohne Neuladen an und werden mit Ton und Hinweis angekündigt.

Der Nutzen: Die Produktion priorisiert nach tatsächlicher Wartezeit statt nach Zuruf – gerade in Betrieben mit getrennter Küche und Bar.

In welchen Betriebstypen getrennte Küche und Bar den Unterschied machen, zeigen die Branchenlösungen.

Tischplan und Tischverwaltung

Den Saal bilden Sie als visuellen Tischplan ab: Tische per Drag-and-drop platzieren, Form und Größe anpassen, Etagen mit Innen- und Außenbereichen anlegen, Kellner je Tisch oder Etage zuweisen. Jeder Tisch zeigt seinen Live-Status in zwei Dimensionen – Belegung und Zahlungsstand – und aktualisiert sich ohne Neuladen. Tische lassen sich zu Gruppen zusammenlegen und wieder trennen, etwa für größere Gesellschaften. Beim Aktivieren eines Tisches erzeugt das System die PIN für die QR-Selbstbestellung; sie lässt sich erneuern, ohne den Tisch zu schließen.

Der Nutzen: Wer den Saal betreut, sieht auf einen Blick, wo kassiert werden muss und welcher Tisch frei wird – ohne durch den Raum zu laufen.

Reservierungen mit öffentlicher Buchungsseite

Ihr Betrieb erhält eine eigene öffentliche Buchungsseite: Gäste wählen Termin und Personenzahl im Kalender, das System prüft die Kapazität je Zeitfenster und lehnt Anfragen oberhalb der Grenze ab – der Überbuchungsschutz greift automatisch. Sitzdauer, Slot-Intervall, maximale Gästezahl pro Zeitfenster und eine Walk-in-Reserve konfigurieren Sie selbst. Gäste verwalten ihre Reservierung über einen persönlichen Link: ansehen, ändern, stornieren oder eine Verspätung melden – ohne Konto. Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails versendet das System automatisch. Ihr Team sieht neue und geänderte Reservierungen live in der Verwaltung.

Der Nutzen: weniger Telefonate, automatischer Schutz vor Überbuchungen und ein Empfang, der mit demselben System arbeitet wie der Service.

Zahlungserfassung und Online-Zahlung

Beim Kassieren erfasst Ihr Personal die Zahlart: Barzahlung oder Kartenzahlung über Ihr vorhandenes Terminal. Wichtig für Ihre Planung: WMS-Gastro vermerkt die Zahlart in der Bestellung – eine technische Anbindung von EC- oder Kartenterminals besteht nicht. Zusätzlich können Gäste ihre Bestellung am Tisch online per Stripe bezahlen; den Betrag berechnet das System serverseitig aus den Bestellpositionen und prüft ihn bei der Bestätigung. Trinkgeld erfassen Sie über konfigurierbare Prozent-Vorschläge oder als Aufrundungsbetrag, jeweils mit Zuordnung zum Kellner. Für Firmenkunden hinterlegen Sie Rechnungs-Stammdaten mit Steuernummer und Anschrift und ordnen sie Bestellungen zu.

Der Nutzen: Zahlart und Trinkgeld werden beim Kassieren strukturiert je Bestellung erfasst – mit klarer Zuordnung des Trinkgelds zum Kellner.

Auswertungen und Export

Umsatz, Trinkgeld und Bestellzahlen werten Sie über frei wählbare Zeiträume aus – aufgeschlüsselt nach Tag, Produkt, Kategorie, Tisch und Kellner. Dazu kommen Kennzahlen aus dem Reservierungsgeschäft, darunter abgelehnte Überbuchungen. Alle Auswertungen exportieren Sie als CSV- oder Excel-Datei und verarbeiten sie in Ihren eigenen Werkzeugen weiter.

Der Nutzen: Entscheidungen über Speisekarte, Einkauf und Personaleinsatz treffen Sie auf Basis Ihrer eigenen Zahlen statt nach Gefühl – und erkennen früh, welche Produkte, Tische und Zeiten Ihren Umsatz tragen.

Personalverwaltung: Zeiterfassung, Dienstplan, Rollen

Ihre Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten mit Beginn, Ende und Pausen – auf Wunsch gebunden an einen QR-Code im Betrieb und ergänzt um eine optionale GPS-Prüfung. Laufende Schichten sehen Sie live, Einträge lassen sich nachträglich korrigieren. Im Dienstplan planen Sie die Schichten Ihres Teams. Arbeitsverträge verwalten Sie mit PDF-Vertragsvorlagen direkt im System. Der Zugriff ist über sieben fest definierte Rollen geregelt – vom Inhaber über Verwaltung, Service, Küche, Bar und Empfang bis zum Lieferantenzugang.

Der Nutzen: Zeiterfassung, Schichtplanung und Vertragsunterlagen liegen an einem Ort – im selben System, mit dem Ihr Team ohnehin täglich arbeitet.

Lager und Wareneinsatz

Die Warenwirtschaft deckt die Grundlagen ab: Sie verwalten Lagerartikel und Lieferanten, erfassen Bestellungen an Lieferanten inklusive Wareneingang und hinterlegen Rezepturen zur Ermittlung des Wareneinsatzes je Gericht. Mindestbestandswarnungen melden, wenn Artikel zur Neige gehen.

Der Nutzen: ein nachvollziehbarer Bestandsüberblick und eine kalkulierbare Kostenbasis für Ihre Speisekarte – ohne separates Werkzeug neben der Kasse.

Oberfläche in acht Sprachen

Die Bedienoberfläche von WMS-Gastro ist in acht Sprachen angelegt: Deutsch, Englisch, Spanisch, Katalanisch, Französisch, Bulgarisch, Hindi und Chinesisch (vereinfacht). Betriebsspezifische Inhalte wie Menütexte pflegen Sie über das Übersetzungssystem je Sprache selbst. Auch Exporte aus der Auswertung tragen lokalisierte Spaltenüberschriften.

Der Nutzen: Ihr Team wählt seine Oberflächensprache aus den acht angelegten Sprachen, und im QR-Menü zeigen Sie Gästen die von Ihnen gepflegten Übersetzungen Ihrer Speisekarte – ein Vorteil in touristisch geprägten Lagen.

Die Funktionen im Einsatz sehen

Der schnellste Weg, WMS-Gastro zu bewerten, ist eine Demo entlang Ihrer eigenen Abläufe – vom Bonieren bis zur Auswertung. Offene Fragen vorab beantwortet die FAQ-Übersicht; welche Funktionen für Ihren Betriebstyp im Vordergrund stehen, zeigen die Branchenlösungen. Alle Kontaktwege finden Sie auf der Kontaktseite.