Häufige Fragen zu WMS-Gastro

WMS-Gastro ist die Betriebsplattform von WKS-Solutions für die Gastronomie. Ihr Team nimmt Bestellungen auf und kassiert, Gäste bestellen per QR-Code am Tisch, Küche und Bar haben eigene Display-Ansichten. Tischplan, Reservierungen, Speisekarte, Personal und Dienstplan, Lager und Einkauf sowie Auswertungen gehören dazu – ein System, eine Datenbasis. Es läuft im Browser und wird von WKS-Solutions für Sie eingerichtet und betrieben.

Für einzelne Betriebe mit Tischservice: Restaurants, Cafés und Bars, auch mit getrennter Küche und Bar oder viel Reservierungsgeschäft. Jeder Betrieb wird eigenständig mit eigenen Daten geführt. Eine zentrale Verwaltung mehrerer Standorte gibt es nicht. Wer ohne verlässliches Netz arbeitet oder getrennte Rechnungen braucht, ist mit WMS-Gastro nicht richtig beraten.

Das richten wir gemeinsam mit Ihnen ein: Speisekarte mit Kategorien, Preisen und Produktfragen, Tische und Etagen, Benutzerkonten mit den passenden Rollen, Ihr Erscheinungsbild. Sie starten nicht mit einem leeren Konto. Einen automatischen Import aus einem Altsystem gibt es nicht. Danach pflegen Sie alles selbst im Browser.

Erst eine Demo am laufenden System, dann ein Beratungsgespräch über Abläufe, Karte und Anforderungen, dann die Einrichtung durch WKS-Solutions. Eine Selbstregistrierung gibt es bewusst nicht: Jeder Betrieb wird persönlich angelegt und begleitet. Feste Zeiten für Einrichtung, Erreichbarkeit oder Reaktion sagen wir nicht zu.

Nein. WMS-Gastro läuft im Browser auf Geräten, die Sie bereits haben: Tablets im Service, ein Rechner an der Theke, je ein Bildschirm für Küche und Bar. Rechnungen und Belege drucken Sie über die Druckfunktion des Browsers. Bondrucker, Kassenschubladen und Kartenterminals bindet das System nicht an – die Kartenzahlung läuft über Ihr vorhandenes Terminal und wird im System als Zahlart erfasst. Ob Ihre konkreten Geräte passen, sehen wir in der Demo; pauschale Zusagen dazu geben wir nicht.

Ja. Der Gast scannt den QR-Code am Tisch, sieht die Karte im Browser seines Telefons, legt Artikel in den Warenkorb und bestätigt mit der Tisch-PIN. Keine App, kein Kundenkonto. Dabei bleibt es auch, wenn die Mitarbeiter-App kommt – die ist in Entwicklung und ein Werkzeug für Ihr Team, nicht für Gäste.

Den Status seiner Bestellung live verfolgen, den Kellner rufen und die Zahlung anfordern – alles im Browser über den Tisch-QR-Code, ohne Anmeldung.

Ihr Serviceteam rechnet im System ab und erfasst dabei Zahlart und Trinkgeld; kassiert wird bar oder per Karte an Ihrem vorhandenen Terminal. Den Beleg mit Steueraufschlüsselung drucken Sie aus dem Browser. Getrennte Rechnungen und Teilzahlungen gibt es nicht – wenn das für Ihren Betrieb entscheidend ist, sagen Sie es im Beratungsgespräch, dann klären wir vorab, ob WMS-Gastro für Sie passt.

Sechs Rollen im Betrieb – Inhaber, Verwaltung, Service, Küche, Bar, Empfang – haben je einen festen Rechteumfang, den der Server prüft; Umsatzauswertungen bleiben Inhabern und der Verwaltung vorbehalten. Eine siebte Rolle ist für Lieferanten vorgesehen und gehört zu keinem Betrieb. Dazu lassen sich sechs Module pro Betrieb abschalten – was Ihr Haus nicht braucht, steht niemandem im Weg. Fünf der sechs setzt der Server vollständig durch; beim Modul Küche und Bar wirkt die Abschaltung auf die Stations- und Anzeigeeinstellungen, nicht auf den Bestellweg, den Service und Kasse mitbenutzen. Welche Rolle bei Ihnen was tun darf, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest.

Dann steht der Betrieb: WMS-Gastro läuft im Browser und braucht eine Verbindung. Einen Offline-Betrieb gibt es nicht, weder im Browser noch in der Mitarbeiter-App, die in Entwicklung ist. Kurze Aussetzer der Live-Verbindung fängt das System ab. Für Einsätze ohne verlässliches Netz, etwa Catering im Freien, ist WMS-Gastro die falsche Wahl.

Die Mitarbeiter-App für Android ist in Entwicklung: Es gibt noch keinen Store-Release und keinen Download. Sie deckt den mobilen Servicebetrieb ab – Tische, Bestellaufnahme, Kassieren; im Entwicklungsstand sind außerdem Küchen- und Bar-Display, Reservierungsverwaltung und die mobile Zeiterfassung umgesetzt und automatisiert getestet. Dienstplanung, Personalverwaltung, Einstellungen und der Tischplan-Editor bleiben bewusst im Browser. Speisekartenpflege und Auswertungen sind heute ebenfalls Browser-Aufgaben, in der App aber für eine spätere Ausbaustufe vorgesehen. Den aktuellen Stand zeigen wir auf Wunsch in der Demo.

Nein. Es gibt keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), keinen DSFinV-K-Export, keinen Kassenabschluss und kein Kassenbuch. Was das System tut: Bestellungen und Zahlungen strukturiert erfassen, Steuersätze ausweisen, Belege aus dem Browser drucken, Umsätze auswerten und exportieren. Ob und wie die Anforderungen an die Kassenführung für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung – dazu geben wir bewusst keine Zusagen ab und sprechen den Punkt im Beratungsgespräch von selbst an.

WMS-Gastro läuft im Browser und braucht eine Verbindung: Fällt das Internet im Betrieb aus, lässt sich nicht weiterarbeiten – einen Offline-Betrieb gibt es nicht, weder im Browser noch in der Mitarbeiter-App. Kurze Aussetzer der Echtzeit-Verbindung fängt das System ab; bei längeren Störungen ist eine stabile Anbindung die Voraussetzung. Für mobile Einsätze ohne verlässliches Netz, etwa im Catering, ist WMS-Gastro deshalb nicht die richtige Wahl – siehe auch die Grenzen auf der Lösungsseite.

Ja. Jeder Datensatz eines Betriebs ist genau diesem Betrieb zugeordnet – die meisten Tabellen führen dessen Kennung als eigene Spalte, die übrigen über den Datensatz, an dem sie hängen (eine Bestellposition etwa über ihre Bestellung). Die Live-Kanäle laufen je Betrieb und je Tisch getrennt. Dass die Trennung hält, prüfen eigene Tests in unserer Entwicklungspipeline.

Sie holen sie sich selbst heraus: Der Inhaber lädt die Daten des Betriebs jederzeit als strukturiertes Datenpaket herunter. Die Löschung beantragt der Inhaber selbst; ausgeführt wird sie nach 30 Tagen, Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht bleiben so lange erhalten, wie die Fristen laufen. Exportieren Sie vor dem Antrag – danach sind alle Zugänge gesperrt. Was dabei gelöscht wird und was bleibt, steht unter Export und Löschung.

Aktualisierungen spielt WKS-Solutions ein; Sie müssen dafür nichts tun. Wie wir dabei mit Ihren Daten umgehen, steht unter Aktualisierungen und Sicherungsstände.

Es gibt keine Preisliste. Der Preis richtet sich nach Größe und Anforderungen Ihres Betriebs; nach dem Beratungsgespräch erhalten Sie ein individuelles Angebot.

Fragen Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen das System im laufenden Ablauf und beantworten Ihre Fragen direkt daran. Am schnellsten per Telefon oder E-Mail, sonst über das Kontaktformular. Ihre Anfrage landet direkt beim Team in Pfullingen, ohne Callcenter.